Post-Ride Portrait - MTB Odyssey 2026
Această notă de informare explică modul în care RebelDot Solutions SRL prelucrează datele cu caracter personal ale participanților care aleg voluntar să participe la activarea Post-Ride Portrait din cadrul MTB Odyssey 2026.
Activarea permite participanților să primească gratuit o fotografie realizată după cursă, în format print și, opțional, în format digital. Experiența este gândită privacy-friendly: fără cont, fără email, fără telefon, fără bază de date de marketing și fără publicarea fotografiilor de către RebelDot în cadrul acestui flow.
Operatorul de date este RebelDot Solutions SRL, cu sediul în România, 407236 sat Sălicea, str. Principală nr. 104F, comuna Ciurila, jud. Cluj, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului sub nr. J2018001724122, având CUI RO39271439, reprezentata prin XYZ MANAGEMENT SERVICES SRL, în calitate de administrator, prin Ciuleanu Tudor-Armand.
Pentru întrebări privind această prelucrare sau exercitarea drepturilor GDPR, participanții ne pot contacta la mail-ul privacy@rebeldot.com.
Pentru această activare, prelucrăm strict datele necesare pentru realizarea, printarea și descărcarea fotografiei:
- fotografia participantului;
- numărul de BIB introdus pentru identificarea fotografiei;
- asocierea temporară dintre BIB și fotografie;
- tokenul unic, random și greu de ghicit, generat pentru QR-ul de descărcare;
- date tehnice minime necesare pentru funcționarea aplicației, securitate și suport, de exemplu loguri tehnice limitate.
- o evidență minimă a confirmării că participantului i-a fost prezentată nota de informare: identificatorul evenimentului, numărul BIB, versiunea notei și data și ora confirmării.
Numărul BIB, împreună cu contextul evenimentului, reprezintă date cu caracter personal pseudonimizate, nu date anonime. Aceste date rămân supuse GDPR atât timp cât pot fi atribuite unui participant cu ajutorul unor informații suplimentare.
Nu colectăm în acest flow:
- nume;
- email;
- număr de telefon;
- conturi de social media;
- date pentru recrutare;
- date pentru newsletter;
- date pentru campanii de marketing direct;
- date de localizare;
- date biometrice pentru identificare facială.
Fotografia este o dată cu caracter personal deoarece poate permite identificarea unei persoane. RebelDot nu folosește fotografia pentru recunoaștere facială, identificare biometrică, profilare sau analiză automată a persoanei.
Datele sunt obținute direct în cadrul activării Post-Ride Portrait:
- fotografia este realizată atunci când participantul vine voluntar la punctul de activare;
- BIB-ul este introdus în aplicație pentru a permite asocierea temporară cu fotografia;
- QR-ul unic este generat automat pentru descărcarea fotografiei digitale.
RebelDot nu va folosi baza de date a organizatorului pentru a asocia BIB-ul cu numele participantului și nu va solicita de la organizator lista BIB-nume pentru acest flow.
Prelucrăm datele pentru următoarele scopuri determinate și limitate:
- realizarea fotografiei participantului după cursă;
- aplicarea layout-ului RebelDot / MTB Odyssey pe fotografie;
- printarea fotografiei pe loc;
- afișarea fotografiei asociate BIB-ului pentru participant;
- generarea unui QR unic pentru descărcarea fotografiei digitale;
- păstrarea temporară a fotografiei pentru ca participantul să o poată descărca;
- asigurarea funcționării și securității tehnice a aplicației;
- prevenirea accesului neautorizat sau a afișării unei fotografii greșite.
- înregistrarea faptului că participantului i-a fost prezentată nota de informare și că acesta a confirmat luarea la cunoștință;
- demonstrarea conformării și gestionarea eventualelor solicitări, plângeri sau litigii legate de informarea participanților.
Nu folosim fotografiile pentru publicare de către RebelDot, promovare pe social media, campanii de recrutare, campanii de marketing direct, newsletter sau baze de date de marketing.
Mesajul de tip „Posting it? Tag @therebeldot.” este strict opțional și nu condiționează primirea fotografiei.
Temeiul juridic principal este art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR: prelucrarea este necesară pentru furnizarea serviciului solicitat de participant, respectiv realizarea, printarea și/sau punerea la dispoziție digitală a fotografiei.
Pentru evidența minimă a informării, temeiul juridic este interesul legitim al RebelDot, conform art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR, de a demonstra respectarea obligațiilor de transparență și de a gestiona sau apăra eventuale solicitări, plângeri ori pretenții, împreună cu principiul responsabilității prevăzut de art. 5 alin. (2) GDPR.
Confirmarea prin butonul «Am citit și am înțeles» consemnează numai luarea la cunoștință a notei. Aceasta nu reprezintă consimțământ și nu constituie temeiul juridic pentru realizarea sau păstrarea fotografiei.
Participarea la activare este voluntară. Dacă participantul nu dorește ca fotografia sa să fie prelucrată, poate alege să nu participe la activare, fără nicio consecință asupra participării la eveniment.
Fotografiile, asocierea BIB-fotografie și tokenurile sau linkurile de acces sunt păstrate temporar, numai pentru procesarea, printarea și descărcarea fotografiei.
Perioada maximă de retenție pentru aceste date este de 7 zile calendaristice de la eveniment. Până la expirarea termenului, toate copiile, inclusiv copiile de siguranță care conțin fotografiile, maparea BIB-fotografie sau tokenurile de acces, vor fi șterse definitiv.
Separat, evidența minimă a confirmării informării - identificatorul evenimentului, numărul BIB, versiunea notei și data și ora confirmării - este păstrată pentru maximum 3 ani de la confirmare, exclusiv pentru demonstrarea conformării și gestionarea eventualelor solicitări, plângeri sau litigii.
Evidența de 3 ani nu include fotografia, numele participantului, asocierea BIB-fotografie, tokenul sau linkul de descărcare. La expirarea termenului, evidența este ștearsă automat.
Accesul la date este limitat la:
- personalul RebelDot implicat în operarea activării;
- furnizorii tehnici care susțin aplicația, hosting-ul, stocarea temporară sau imprimarea, dacă este cazul;
Furnizorii tehnici vor prelucra datele doar conform instrucțiunilor RebelDot și numai pentru scopurile descrise în această notă.
Evidența minimă a confirmărilor este păstrată într-un spațiu SharePoint cu acces restricționat. Accesul este acordat numai persoanelor desemnate din funcțiile Legal/Privacy și, dacă este necesar, persoanelor autorizate pentru soluționarea unei solicitări sau a unui incident, pe baza principiului necesității de a cunoaște.
Drepturile de acces la această evidență sunt revizuite periodic și retrase atunci când nu mai sunt necesare.
Datele necesare activării sunt găzduite prin Microsoft Azure, iar evidența minimă a confirmărilor este păstrată în Microsoft 365/SharePoint. Regiunea Azure utilizată pentru stocarea primară trebuie confirmată în configurația tehnică înainte de publicarea acestei note.
Microsoft aplică EU Data Boundary pentru serviciile în domeniu, însă anumite transferuri sau accesări limitate din afara UE/SEE pot avea loc, de exemplu pentru securitate, suport sau funcționarea globală a serviciilor. Pentru astfel de situații se vor aplica mecanismele prevăzute de capitolul V GDPR, inclusiv decizii de adecvare sau clauze contractuale standard, după caz, precum și măsuri suplimentare adecvate.
Pentru protecția datelor, aplicația include cel puțin următoarele măsuri:
- QR unic pe bază de token random și greu de ghicit;
- BIB-ul nu trebuie inclus în URL-ul QR;
- fotografiile nu trebuie să fie accesibile prin linkuri predictibile;
- nu trebuie să existe galerie publică sau listare publică a fotografiilor;
- linkurile și QR-urile trebuie să expire cel târziu la finalul perioadei de retenție;
- acces administrativ limitat la persoanele care operează activarea;
- ștergere automată la finalul perioadei de retenție;
- posibilitate de ștergere manuală la cererea participantului;
- protecție împotriva accesului neautorizat;
- loguri tehnice limitate, păstrate doar cât este necesar pentru securitate și suport;
- testare înainte de eveniment pentru a evita afișarea fotografiei greșite la introducerea unui BIB.
Dacă activarea este disponibilă pentru participanți minori, recomandarea este ca fotografia minorului să fie realizată doar cu confirmarea părintelui sau tutorelui prezent.
Pentru minori, informarea trebuie explicată într-un limbaj simplu, iar RebelDot nu va folosi fotografia minorilor pentru social media, materiale promoționale, recrutare sau alte scopuri ulterioare fără un consimțământ separat și expres din partea părintelui sau tutorelui.
În condițiile prevăzute de GDPR, participanții pot solicita:
- acces la datele lor;
- ștergerea fotografiei și a datelor asociate;
- restricționarea prelucrării;
- rectificarea datelor, dacă este cazul;
- portabilitatea datelor, unde este aplicabil;
- opoziția față de prelucrare, unde este aplicabil.
Pentru exercitarea drepturilor, participantul ne poate contacta la adresa de e-mail privacy@rebeldot.com.
Solicitarea poate indica numărul BIB și evenimentul pentru a permite identificarea datelor relevante. Drepturile se aplică și evidenței minime a confirmării, în limitele și condițiile prevăzute de GDPR.
Participantul are și dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal: https://www.dataprotection.ro.
Furnizarea datelor este voluntară. Totuși, fără fotografie și BIB nu putem furniza serviciul Post-Ride Portrait, deoarece nu putem genera, printa sau pune la dispoziție digital fotografia participantului.
Participarea la activare nu este obligatorie și nu afectează participarea la MTB Odyssey 2026.
RebelDot nu folosește aceste date pentru decizii automate, profilare, scoruri, identificare biometrică, recrutare, analiză comportamentală sau marketing direct.
Înainte de furnizarea serviciului, participantului îi este prezentată această notă și i se solicită să selecteze butonul «Am citit și am înțeles». Confirmarea dovedește numai că informarea a fost prezentată și luată la cunoștință; nu este o declarație de consimțământ.
Această notă se aplică exclusiv activării Post-Ride Portrait din cadrul MTB Odyssey 2026.
Data ultimei actualizări: 18.09.2026
Semnatura administrator RebelDot Solutions SRL
_________________________________
Scroll to the end to enable confirmation.